Privacybeleid sollicitanten

 

Inleiding

Bij Hotel Indigo Brussels City vinden we uw persoonsgegevens belangrijk. Het is van cruciaal belang dat uw privacy wordt gerespecteerd bij de verwerking van uw gegevens. Daarom streven we ernaar dat onze gegevensverwerking overeenkomt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) en andere toepasselijke wetgeving. Dit privacybeleid (het Beleid) is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten die worden verwerkt tijdens het wervings- en sollicitatieproces.

 

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

Town Hotel SA (L'Hotel Indigo Brussels City)

BE 0437.378.839

Karel Rogierplein 20, 1210 Brussel, België

Email: info@indigobrusselscity.com
Tel.: +32 2 203 31 25

Hotel Indigo Brussels City wordt beheerd door Town Hotel SA. Hotel Indigo is een merk van IHG. Raadpleeg voor meer informatie het privacybeleid op hun website (www.ihg.com).

 

De manier waarop we persoonsgegevens verzamelen ?

Als u contact met ons opneemt in het kader van een vacature of in het algemeen, bijvoorbeeld per brief, e-mail of via de website, verzamelen en verwerken we de gegevens die u met ons deelt. Deze gegevens kunnen gevoelig zijn.

In sommige gevallen verwerken we gegevens over u die afkomstig zijn van openbaar beschikbare bronnen, zoals social media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u aan uw cv een link heeft toegevoegd naar uw LinkedIn-pagina of een ander professioneel sociaal netwerk.

 

Verschillende soorten verwerkingsactiviteiten

Algemeen

Hotel Indigo Brussels City verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de contractuele verplichting, aangezien de verwerking nodig is om een overeenkomst te sluiten.

Bij open sollicitaties verwerkt Hotel Indigo Brussels City uw bericht om te zien of er functies vrij zijn die aansluiten bij uw profiel en of u op basis van uw profiel geschikt bent om een van de functies bij Hotel Indigo Brussels City te vervullen.

Als er geen vacatures zijn en u een open sollicitatie heeft gestuurd, of als u heeft gereageerd op een openstaande vacature en hiervoor toestemming heeft gegeven, kan Hotel Indigo Brussels City uw sollicitatie bewaren voor in de toekomst.

Het doel van de gegevensverwerking is nieuwe werknemers werven en het mogelijk maken om sollicitanten alsnog te laten solliciteren (bij open sollicitaties).

Hieronder ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die worden verzameld tijdens het wervingsproces. U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te sturen. In bepaalde gevallen kunnen we uw sollicitatie echter niet in behandeling nemen als we uw persoonsgegevens niet mogen verwerken.

Sollicitatie

De gegevens die we verwerken, omvatten onder andere uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, opleidingen, vaardigheden, werkervaring, foto's, certificaten, kopieën en andere gegevens die u aan ons verstrekt van uw voormalige of huidige werkgever, gegevens van personen die u opgeeft als referenties, salariseisen en notities van sollicitatiegesprekken. Daarnaast verwerken we ook de persoonsgegevens die u toevoegt aan uw cv, die u noemt in uw begeleidende brief of die worden vermeld in andere aanvullende documenten.

In een aantal gevallen krijgt het hotel ook gegevens van externe partijen, zoals de sociale netwerken die u gebruikt (LinkedIn), wervings- en selectiebureaus en uw huidige werkgever, maar alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven.

Hotel Indigo Brussels City zal voor zover dat mogelijk is voorkomen dat het gevoelige gegevens van u verwerkt. Als we wel gevoelige gegevens moeten verwerken, vragen we hiervoor eerst om uw toestemming.

Referenties

Hotel Indigo Brussels City kan in het kader van een wervingsproces persoonsgegevens verwerken die verband houden met referenties. Dit proces is bedoeld om informatie over het eerdere werk van de sollicitant alsook andere informatie te vergaren die relevant kan zijn voor het wervingsproces.

Camerabewaking

Hotel Indigo Brussels City maakt gebruik van camerabewaking. Bewakingsbeelden worden vanuit privacyoogpunt beschouwd als zeer gevoelig en het is van groot belang dat alle cameraopnames plaatsvinden volgens de geldende en relevante wetgeving.

We verwerken de camerabeelden op basis van het legitieme belang om ons hotel en onze gasten te beschermen.

We verwerken de camerabeelden in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke nationale wetgeving. Het hotel heeft waar nodig met een symbool aangegeven dat er cameratoezicht is.

Neem contact met ons op via de gegevens in het gedeelte Contactgegevens als u hier meer over wilt weten.

 

Wie ontvangt de persoonsgegevens?

We kunnen uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met:

• Externe partijen die gegevens verwerken en ons diensten leveren (leveranciers en wervingsbureaus die Hotel Indigo Brussels City helpen bij het wervingsproces). Deze partijen mogen de gegevens alleen voor dit doel gebruiken en volgens onze overeenkomsten moeten ze deze gegevens vertrouwelijk behandelen. Ze geven ons de zekerheid dat ze redelijke stappen zetten om de gegevens die ze via ons hebben te beschermen.
• Advocaten en adviseurs van Pandox Group.
• Bevoegde autoriteiten.
• Potentiële kopers van het bedrijf: indien (een deel van) onze onderneming wordt verkocht aan een externe partij, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met de koper.
• Bij het verzamelen van input van referenties, laten we hun weten dat u heeft gesolliciteerd naar een functie bij Hotel Indigo Brussels City.

 

Worden er gegevens overgedragen aan derde landen?

Uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan landen buiten de Europese Unie (EU)/Europese Economische Ruimte (EER) die een passend niveau van gegevensbescherming bieden zoals is vastgelegd in specifieke besluiten van de Europese Commissie (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

Uw gegevens worden pas overgedragen aan landen buiten de EU/EER die geen passende gegevensbescherming bieden nadat het hotel en de gegevensontvanger een overeenkomst hebben gesloten met daarin vrijwaringsclausules en passende voorzorgsmaatregelen voor de bescherming van uw persoonsgegevens, ook wel 'modelcontractbepalingen' genoemd, die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of anderszins in overeenstemming zijn met hoofdstuk vijf van de AVG.

Neem contact met ons op via de gegevens in het gedeelte Contactgegevens als u vragen heeft over uw persoonsgegevens buiten de EER.

 

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard ?

We slaan persoonsgegevens niet langer op dan nodig is voor het doel van de gegevensverwerking. We kunnen gegevens wel langer bewaren als dit nodig is om te voldoen aan andere wettelijke bewaartermijnen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Persoonsgegevens die zijn verzameld tijdens het wervingsproces worden verwijderd (tenzij dit anders is bepaald is volgens het nationale recht) nadat de sollicitatieprocedure is afgerond en duidelijk is dat een sollicitant geen baan wordt aangeboden of als de sollicitant een aanbod afwijst. We kunnen de sollicitatie van een sollicitant, indien deze persoon daar schriftelijk toestemming voor heeft gegeven, bewaren voor vergelijkbare vacatures in de toekomst. We bewaren de gegevens maximaal één jaar vanaf de datum waarop deze zijn verstrekt.

Als een sollicitant een arbeidsovereenkomst aangaat, worden de sollicitatiedocumenten verder verwerkt volgens het privacybeleid voor werknemers. Camerabeelden worden dertig dagen bewaard.

 

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Bij Hotel Indigo Brussels City respecteren we uw rechten.

U heeft recht op toegang tot en correctie van uw persoonsgegevens, in bepaalde gevallen heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en u mag eisen dat uw gegevens worden gewist, beperkt of aan u worden overgedragen in een machinaal leesbaar formaat.

Houd er rekening mee dat u uw identiteit moet verifiëren als u ons verzoekt uw gegevens niet te delen met niet-geïdentificeerde derden.

Gebruik de contactgegevens aan het eind van dit beleid om contact op te nemen met het hotel of de functionaris voor gegevensbescherming als u uw rechten op grond van de AVG wilt uitvoeren. U krijgt dan binnen één maand een reactie op uw verzoek.

A. Recht van toegang

U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens die wij verwerken en tot informatie over welke persoonsgegevens van u bij ons zijn opgeslagen.

B. Recht op correctie

U kunt ons verzoeken om fouten in de persoonsgegevens die wij van u hebben te corrigeren. U kunt ook onvolledige persoonsgegevens aanvullen voor zover deze aanvulling betrekking heeft op onze gegevensverwerking.

C. Recht op gegevenswissing

Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht ons uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Houd er rekening mee dat dit recht niet absoluut is en dat we uw verzoek in bepaalde gevallen moeten afwijzen, bijvoorbeeld als we wettelijk verplicht zijn de gegevens een specifieke periode te bewaren.

D. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om te eisen dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. In bepaalde gevallen moeten we uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke of onze contractuele verplichtingen. Indien dat het geval is, prevaleert de nakoming van deze verplichtingen boven uw recht op beperking van de verwerking.

E. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt op te vragen in een gestructureerd, gangbaar, machinaal leesbaar formaat en dit over te dragen aan een andere gegevensverwerker. Dit recht is van toepassing op de geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of een overeenkomst tussen u en ons.

F. Recht van bezwaar

U mag bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als we deze gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang. In dit geval zullen we ons gerechtvaardigd belang herzien en vergelijken met uw belangen, rechten en vrijheden. We stoppen de gegevensverwerking tenzij we kunnen aantonen dat er een legitieme reden is voor de verwerking.

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u als betrokkene te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder voor profilering die in verband kan worden gebracht met direct marketing. Tijdens het sollicitatieproces worden uw persoonsgegevens niet verwerkt voor direct marketing.

G. Recht op het intrekken van toestemming

In bepaalde gevallen vragen we uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor verenigbare doeleinden. Mogelijk geeft u deze toestemming tijdens het sollicitatieproces wanneer u reageert op een specifieke vacature.

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. Houd er rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voordat u uw toestemming introk. Neem contact op via de gegevens hieronder als u uw toestemming wilt intrekken.

 

De toezichthoudende autoriteit.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming.

De autoriteit die toezicht houdt op Hotel Indigo Brussels City is de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming (Autorité de protection des données/Gegevensbeschermingsautoriteit). Voor meer informatie en contactgegevens van de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming gaat u naar https://www.dataprotectionauthority.be/citizen.

 

Veiligheidsmaatregelen

We hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om een beveiligingsniveau te bieden dat passend is bij het risico van de betreffende verwerkingsactiviteit (met inbegrip van redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beschermen tegen onbevoegde toegang of openbaarmaking).

 

Contactgegevens

Als u uw rechten op grond van de AVG wilt uitvoeren of vragen of opmerkingen heeft over uw privacy of onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Hotel Indigo Brussels City (Town Hotel SA) door een e-mail te sturen naar info@indigobrusselscity.com.

Hotel Indigo Brussels City (Town Hotel SA) heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen die u kunt bereiken door een e-mail te sturen naar privacy@indingo.brussels.

 

Wijzigingen in het beleid

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 20 januari 2023.